Ürünler - ERP Projeleri Hakkında Bilmeniz Gerekenler
ERP Projeleri Hakkında Bilmeniz Gerekenler




Başarısız deneyimlerimiz daha iyisini yapmak için bize yol gösterir. Ancak bu deneyimin yüksek bir bedeli varsa çok daha dikkatli davranmamız gerekir. Kurum kültüründe ve iş yapma tarzında değişiklik hedefleyen tüm projelerde olduğu gibi ERP’de başarı ve başarısızlık bazı temel tercihlerimizden kaynaklanır.

Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımları, şirketlerde üretimden finansa bütünleşik ve kesintisiz çalışması arzulanan uygulama altyapılarıdır. Teknoloji tarihinde birçok ürünün olgunlaşma sürecinde yaşanan sıkıntılar, yazılım endüstrisi için de geçerlidir. Her yeni teknoloji gibi ERP de iş dünyasında büyük heyecanlarla gündeme geldi. Çeşitli endüstrilerde o güne kadar doğrudan insan gücüyle yapılan birçok iş artık otomasyon ortamında gerçekleşecek, kaynaklar daha verimli kullanılabilecekti. Artık makinelerin makinelerle konuştuğu günümüzde bunlar olağan talepler olarak görülebilir. Ancak ilk denemeler her zaman başarılı değildi. Eğer bugün olgun ve standartlara uygun bir ERP ortamına sahip isek bu olumsuz deneyimlere çok şey borçluyuz.

“Dünyada multimilyon dolarlık ERP projeleri uygulanırken, bazen hatalı teknoloji tercihleri, bazen altyapı yetersizlikleri, bazen süreci, bazen de endüstrinin gereksinimlerini doğru anlayamamak gibi daha birçok nedenle büyük şirketlerde tanınmış markalarla ciddi yol kazaları yaşandı. ERP’de başarısızlığın kaynağı konusuna bakmadan önce başlarda yaşanan sorunların neler olduğunu doğru tanımlamakta fayda görüyoruz.”

ERP Projelerine Başlamadan Cevaplanması Gereken Sorular

Başlangıçta ve proje boyunca, tedairkçi ve müşteri arasındaki ilişkinin doğru kurgulanması projenin planlanan zamanda gitmesine ve başarısına büyük etki eder. Açık bir diyalog, her iki tarafın da işin gereklerini iyi anlaması ve sistemi bu gereksinimleri yerine getirecek şekilde implemente edebilmesi açısından önemlidir. Her iki taraf da gereksinimlerin ortaya çıkmasına tam olarak dahil olmadıkça, proje başarısızlığı olasılığı inanılmaz derecede yükselir.  Bu sebeple bir projeye başamadan önce aşağıdak soruların cevaplarının netleşmesi, görev dağılımlarının planlanması projenin zamanında ve bütçesinde ve başarı ile sonuçlamasında kritik rol oynar.  

  1. Uygulamaya alınacak sistem kompleks bir sistem mi?
  2. Hangi birimler için hangi modüller implemente edilecek?
  3. Şirketin operasyonlarının büyüklüğü nedir?
  4. ERP projesi öncesi istek, ihtiyaç ve süreçlerini tanımlamış durumda mıdır?
  5. Çözümün standart fonksiyonları ve sundukları ile  ihtiyaç ve beklentileriniz arasındaki fark ne? (Fit-Gap Analysis)
  6. Özelleştirme gereksinimleri neler?
  7. 3. Parti uygulamalarla entegrasyon gereksinimleri neler?
  8. Tedarikçi ve şirketiniz tarafında projeye tam zamanlı kaç kişi ayrılacak?
  9. Daha önce kullanılan çözümden veri aktarımı mümkün mü?
  10. Toplu olarak aktarılacak veriler derlenmiş durumda mı veirlerimizi düzenlemek için nasıl bir çalışma yapmamız gerekecek?
  11. Elle (Manuel) veri girişi nasıl ve kimler tarafından sağlanacak?
  12. Sistemi kaç kişi kullanacak?
  13. Şirketimizdeki çalışanların bu tip bir sisteme aşinalığı, kültürel yatkınlığı ve yetkinliği nedir? (Beyaz yaka-Mavi Yaka ayırımı) Bunun için ne yapmamız grek?
  14. Son kullanıcı eğitimleri nasıl planlanacak? Çalışanlarımızı biz mi eğiteceğiz? 

İşletmem ERP Projesi için hazır mı?

ERP projelerinde başarının temel kirterlerinden biri implementasyon yapacak şirketin bu köklü değişime hazır olup olmadığıdır. ERP’ye ihtiyaç duymak ile ERP implementasyonuna hazır olmak arasında çok büyük bir fark vardır

ERP kararı vermeden önce beş temel konuyu gözden geçirmelisiniz.

  1. İş Süreçleriniz
    İş süreçleri tasarımı mevcut uygulamaya göre yapılırsa, eskiden gelen alışkanlıklar ve hatalar devam ettirilmiş olur ve böylece sadece yanlış bir uygulamanın kurumsal bir platformda gerçekleşmesi sağlanır. ERP implementasyonları işletmelerin süreçlerini tekrar gözden geçirip düzenlemeleri için iyi bir fırsattır. O yüzden ERP kararı almadan önce süreçlerinizi elden geçirmeniz, gerekli tanımları ve iyileştirmeleri yapmanız kritiktir. Doğru süreç tasarımı, uygulamanın hayata geçtiği ilk dönemlerde uygulamayı başarılı kılacaktır.
  2.  İhtiyaçlarınız
    Kurumlar ERP seçimlerinde sadece bu günü değil, gelecekte ortaya çıkabilecek ihtiyaçlarını da göz önüne almalıdır. Bu ihtiyaçları tespit veya tahmin etmek sizi gelecekte de destekleyebilecek bir ERP çözümü seçmeniz için önemlidir. ERP uygulamalarına bu hayati kriteri göz önünde bulundurmadan başlayan kurumların kısa süre sonra ortaya çıkacak ihtiyaçları karşılanamaz duruma gelebilir.
  3. İnsan Kaynağınız
    ERP projelerinde implementasyon esnasında sürecin baştan sona doğru ve akıcı ve kurum ihtiyaçlarını karşılar şekilde işlemesi projeye yeterli insan kaynağını ayırmanızla mümkündür. ERP projeleri projedeki aktif çalışanlarınızın yan işleri olamayacak kadar hayatidir ve tam zamanlı ilgiyi ve takibi zorunlu kılar. ERP projesine başlamadan önce bu projeye yeterli iş gücü ayırıp ayıramayacağınızı belirlemeniz ve eksik iş gücü söz konusu ise gerekli işe alımları yapmanız faydalı olacaktır.   
  4. Kurum Kültürünüz
    Yapacağınız ERP yatırımının en yüksek geri dönüşü vermesi ancak çalışanlarınızın uygulamayı aktif kullanımı ile mümkündür. İnsan kaynağınız; değişime ayak uydurabilen, teknolojiyi takip eden ve kullanabilen kişilerden oluşmalıdır. Çalışanlarınızdan gelebilecek yüksek direnç harcadığınız para, emek ve zamanı boşa çıkarabilir. Bunun için ERP seçimi öncesinde yönetim olarak bu işe sahip çıkmanız, çalışanlarınızı motive etmeniz, bilinçlendirmeniz ERP projenizin başarısı için kritiktir.
  5. Bütçeniz
    Değerlendirmeniz gereken bir diğer konu da ERP projesinin size getireceği maliyettir. Bütçenin yeterli düzeyde olmaması projede problemlere yol açabilir. ERP projeleri yaşayan uygulamalardır. Sadece lisansı alınan bir ERP, kur-çalıştır mantığıyla yaşayamaz, projenin uygulama ve yaşatma maliyetleri de göz önüne alınmalıdır.

ERP Projeleri Ne Kadar Sürer?

Bir ERP projesinin ne kadar süreceği satın alınan uygulamanın yeteneklerine, implemente edilecek modüllerin yoğunluğuna, müşterinin istediği veya ihtiyaç duyduğu özelleştirmelere, implemente edilecek şirketin büyüklüğüne, şirketin süreçlerinin proje öncesi ne kadar tanımlı olduğuna, 3. Parti sistemlerle yapılması beklenen entegrasyonlara, veri aktarımı gereksinimlerine ve müşteri proje ekibinin bu işe ne kadar zaman ayıracağına göre değişkenlik gösterir.   

Bütün bu değişkenleri bilerek projenin başarısı için sabırlı olmak önemlidir, projeyi aceleye getirmemek uzun vadede getirisi olan bir yaklaşım olacaktır.

ERP projelerinin başlangıcında yazılım ve hizmet tedarikçisi firma yapılan analizler doğrultusunda size genellikle minimum gereksinimi ortaya koyan bir zaman planı sunar. Ancak her durumda sunulan bu zaman planı sizin satış ve analiz esnasında verdiğiniz bilgilere ve bütün işlerin yolunda gitmesine bağlı olarak hazırlanır. Bu planlamada en çok göz ardı edilen husus müşteri proje ekibinin bu projeye ayıracağız zamanın iyi planlanmamasıdır. ERP projeleri tek taraflı projeler değildir. En az tedarikçi firma çalışanları kadar sizin de bu projeye zaman ayıracak bir proje yöneticisine ve proje ekibine sahip olmanız çok önemlidir. Ayrıca proje esnasında alınması verilmesi gereken kritik kararlarda firma tepe yönetiminin alması gereken karar ve aksiyonları ne kadar hızlı alacağı da proje süresine etki eder.  

ERP projesinin ek iş yükü olarak görüldüğü veya günlük operasyonların projenin çok önüne geçmesine izin verildiği durumlarda ERP projeleri ilk etapta planlanan süreden çok daha uzun bir sürede tamamlanabilir. Ki Panorama Consulting’in 2018 ERP araştırmasında da rakamlar bunu göstermektedir. Araştırmaya katılan firmaların %79’u projenin planlanandan uzun sürdüğünü söylemiştir.

ERP Projelerinin Başarısızlık Nedenleri

  1. Proje Hedefinin Doğru Tanımlanmaması
    ERP projesinin motivasyonu olan gereksinimi doğru tanımlamak önemlidir. Belli bir ya da birkaç iş sürecinin iyileştirilmesi mi hedeflenmektedir yoksa genel bir dönüşüm mü söz konusudur? Eğer bu konularda bir açıklık varsa buna ilişkin ayrıntılı ihtiyaç analizleri yapılmış mıdır? Mevcut sistemde ihtiyaçları karşılamayan hususlar nelerdir? Çünkü kurumlar, ERP sistemlerine uzun bir döngüde bir kez karar verir, ürünün olgunluğu ve ömrüne bağlı bu iş uygulamaları, kurumun omurgasını daha çok uzun bir süre kendi üzerinde taşıyacaktır.
  2. Beklenti ve Kaynak Dengesinin Kurulamaması
    Ne istediğimizi biliyoruz, yapacağımız yatırımın uzun soluklu olmasını istiyoruz ancak kaynaklarımız hakkında yeterli bilgi sahibi değiliz. ERP’nin kurumlara maliyeti sadece yazılıma ödenen lisans, destek ve bakım parası değildir. Belli bir teknoloji altyapısı ve bilgi işlem destek ekibinin yanı sıra zaman içinde eğitim ve insan gücü gerektirebilir. Bu işin maddi boyutunu oluşturur. Ayrıca özellikle de kurulumun başlangıç aşamalarında üst düzey yöneticilerin de dahil olduğu ekiplerin projeye zaman ayırmasına ihtiyaç duyar.

    Teknik anlamda proje ekiplerinin konu hakkında bilgili ve çalışanla iletişim açısından yetkin olmaları beklenir. Çünkü ERP projeleri yeri geldiğinde kurumlardaki rutini baştan aşağı değiştirir ve çalışanlar bazı değişikliklere direnç gösterebilir. Bu anlamda yeterli bir teknik kadromuz var mı? Proje yöneticilerimiz bu işe gereken zamanı ayırabilecek mi, yoksa, kendi asıl rollerinin önemine bağlı olarak projeyi “zaman buldukça” mı yönetecek? Tüm bu görünür ve görünmez maliyetler dikkate katılmadan yapılacak bir ERP tercihi işin gidişatını da belirleyecektir.
  3. İş Modelini Değiştirmede İsteksizlik
    Endüstri standardında geliştirilen tüm iş uygulamaları gibi ERP yazılımları da kendi içlerinde çeşitli sektörlere yönelik uzmanlıkların yanı sıra iş yönetimini daha etkili hale getirecek bazı metodolojiler taşır. ERP, dünyaca kabul edilmiş olan proje yönetim standartları ve iş akış modellerinin bir anlamda teknolojiye tercümesidir. Dolayısıyla kurumlarda verimlilik, üretkenlik ve rekabetçi olmayı özendiren bir dönüşümü hedefler. Zaten profesyoneller de mevcut iş modellerini değiştirmek ve daha etkili hale getirmek için ERP tercihlerini yaparlar. Eğer işlerin aynı şekilde yürümesini istiyorsanız böyle bir yatırımı yapmanıza da açıkçası gerek yoktur. Yine de kurumları bu günlere taşıyan mevcut sistemlerde de mutlaka iş değeri taşıyan özellikler bulunur. Dolayısıyla eski iş modeli içinde işleyen doğru parçaları ERP projesi çerçevesinde değerlendirmek ve yeniden yorumlamak mümkündür.
  4. Uzay Mekiği Arayışı
    Araçlar sunduğu fayda doğrultusunda değer kazanır. ERP de iş gereksinimlerini karşıladığı ve gelişmeye açık bir teknoloji sunduğu oranda doğru bir yatırımdır. Örneğin, işletmelere uçtan uca çözümler sunan Workcube, 64 farklı modül, 4.500’den fazla iş fonksiyonu ve iş nesnesine sahip yüzde 100 web tabanlı Workcube ERP, yüzlerce kurulumdan edindiği deneyimle yalın ve kullanıcı dostu bir iş ekosistemini hedefleyen yöneticiler için ideal bir üründür.

    Temelde ERP uygulamaları, kurumların sürekli iyileştirme çabalarının taşıyıcı platformudur. İş faydasının zaman içinde değişen doğası nedeniyle ERP bir kez alınıp bir kenara konulacak ultra bir yazılım olarak düşünülmemelidir.

ERP projesi İçin çalışırken kendi günlük işlerimizi yerine getirebilecek miyiz?

ERP projeleri esas olarak hiç kimsenin yan işi olamayacak derecede önemli ve hayati projelerdir. Bu açıdan proje ekibi belirlenirken bu projeye en çok zaman ayırabilecek kişilerin seçilmesi önemlidir. ERP projesinin yan iş olarak görüldüğü projelerde proje süre ve bütçesi beklediğinizden çok daha fazla artabilir. Gereken iş gücü ve zaman kaynağının aktarılmadığı projeler başarısız olmaya aday projelerdir.


“ERP şirketinizi uzun ve zorlu bir rotada konfor ve güvenle taşıyacak bir iş aracıdır. Bu nedenle ERP seçiminizi yaparken öncelikle işinizin isterlerini göz önünde bulundurmalı, üründen sadece elde etmeyi amaçladığınız faydaları sorgulamalısınız.”


Workcube ile implementasyon Acı Bir Deneyim Olmaktan çıkar!

ERP projeleri doğası gereği zorlu projelerdir. Pek çok işletme şiddetle ihtiyacı olduğu halde proje sürecine ilişkin çekinceleri ve negatif duyumları sebebiyle kurumsal bilgi sistemlerini hayata geçirmeyi sürekli öteler. Workcube Catalyst bu çekinceleri ortadan kaldırır.

Kolay Özelleştirilebilen Dinamik Yapı

Dünyanın en kolay ve hızlı implemente edilebilen ERP’si olmak üzere geliştirilen Workcube Catalyst, ürünlerinin içerisindeki her sayfa, fonksyion ve kullanıcı tipi ile birebir ilişkili olarak işleyen; süreç tasarımı aracı, 200’e yakın parametrenin tek ekrandan set edilebildiği sistem parametre ayarları, sayfa tasarımcısı, print şablon tasarımcısı, belge-form tasarımcısı, veri import-export şablonları, çok katmanlı sistem ve erişim güvenlik ayarları, kullanıcı yetkilendirme v.b. implementasyon araçlarına sahiptir. Bu araçlar ile herhangi bir kod yazmaya gerek kalmadan sistemi %80-90 oranında kolaylıkla işinize göre özelleştirebilirsiniz.

Workcube Catalyst’te implementasyon bir defada yapılıp bitirilen bir iş değildir. Sizin işiniz değiştikçe ve geliştikçe yazılımınızın da değişen dinamiklere uyum sağlaması gerekir. 

Workcube Catalyst içerisinde yer alan araç setleri 3.Parti kişi veya kurumlara bağımlı olmadan yazılımınızı değişen ürün, hizmet, tedarik, satış, pazarlama v.b. süreçlerinize anında uyumlandırmanızı sağlayabileceğiniz basitlikte kurgulamıştır.

Ayrıca Workcube Catalyst’i açık kaynak kodu ile satın aldığınızda veya kiraladığınızda, alacağınız Workcube Cataliyst geliştirim eğitimlerinin ardından çok daha ileri seviyede özelleştirmeler yapabilme yeteneğine sahip olursunuz. Sistem içerisinde kolaylıkla erişilebilen WorkcubeDev platformu Workcube Catalyst obje, model ve komponentleri ve database yapısı üzerinde çalışmanıza ve hızlı güncellemeler yapmanıza da olanak tanır.

Best Practice’ler İle Hızlandırılmış İmplementasyon

Workcube topluluğunda yer alan tüm Worcube iş ortakları 35’in üzerinde farklı ana ve alt sektörde derin uzmanlığa ve en iyi uygulama deneyimine sahiptir. Dilerseniz bulunduğunuz sektördeki birden çok implementasyon deneyiminin bir sonucu olarak önceden kurgulanmış hazır parametreler, yaklaşımlar ve şablonlarla implementasyon süresinde, maliyetinde ve harcanan iş gücü miktarında belirgin bir azalma sağlarsınız. İş ortaklarımızın gerek sektörünüzün sorunlarına ve literatürüne gerekse iş yapış biçiminize olan aşinalığı bu konuda alacağınız danışmanlık hizmetlerinin doğrudan sonuç odaklı ve düşük maliyetli olmasını sağlar.




Satın almak istiyorum!

Not bırakın, sizi arayalım.

Uzman birine ihtiyacım var!

Size en yakın, en uygun iş ortağını bulun.

Öğrenmek istiyorum!

Workcube eğitim ve yardım merkezini ziyaret edin.

Yardıma ihtiyacım var!

Destek çağrısı yap.