2.1. FAB: Finans-Muhasebe-Bütçe

Workcube ERP/FAB  
Finans-Muhasebe-Bütçe

Workcube'de tüm finans ve muhasebe işlemleri 3 boyutlu kaydedilir. Bu boyutlar Muhasebe, Cari ve Bütçe’den oluşur. Bir başka ifadeyle tüm işlemlerin muhasebe, cari işlem ve bütçe hareketleri tek bir seferde kayıt altına alınır. Ayrıca her bir işlemin 3 para birimi vardır: İşlem para birimi, muhasebe/yerel para birimi ve sistem 2. döviz para birimi. Böylelikle işletmenizde üç boyutlu ve üç para birimli kontrol mekanizması sağlarsınız.

Muhasebe, Cari ve Bütçe Boyutları

Tek düzen muhasebe hesapları doğası gereği hiyerarşik ve dikey bir yapıdadır. Çoğu zaman ihtiyaç duyulan detayları muhasebe hesap planları veya kodlarıyla takip etmeye çalışmak uzun hiyerarşik veriler ortaya çıkarır. Örneğin 10.000’den fazla stoğu, 10.000’den fazla müşterisi, 1.000 tedarikçisi, 100 şubesi, 1.000 çalışanı olan bir işletme düşünün. Her bir ürün veya müşteri için ayrı muhasebe kodları oluşturulmak istense devasa bir hesap planı ortaya çıkacaktır.

Muhasebe kayıtları bir işletmenin yasal kayıtlarıdır. Vergi ve diğer yasal yükümlükleri muhasebe kayıtları üzerinden takip edersiniz. Yaptığınız her bir parasal işlemin muhasebe tablolarına yansıması olur. Bir fatura kestiğinizde müşteri ve tedarikçi muhasebe kodları, satılan veya alınan ürünlerin muhasebe kodları, vergi kodlarından oluşan bir muhasebe fişi kesilmiş olur.

W3 muhasebe fişinin yanı sıra ikinci olarak cari işlem kayıtları oluşturur. Cari işlem kayıtlarında muhasebe hesabında tutamayacağınız veriler vardır. Örneğin bir satış faturasını müşteri 10 taksitle ödeyecektir. Muhasebe kayıtlarında  faturanın toplamı kadar müşteri muhasebe hesabına borç yazılırken cari işlem kayıtlarında bu borç 10’a bölünerek vade tarihleri belirtilerek yazılabilir. Bu sayede borç alacak yönetimi ve nakit akımı yönetimi yaparken muhasebe kayıtlarında görmekte zorlanacağınız işlemleri “Cari” boyutu ile daha kolay yönetirsiniz.

Bütçe işlemlerinde de benzer bir durum vardır. Bir masraf işlemini ele alalım. Masraf kaydı yapıldığında doğal olarak yapılan masraf hangi muhasebe kodları ile bağlantılı ile ise o muhasebe koduna kaydedilir. Beraberinde masraf tutarı kadar kasa, banka, kredi kartı gibi hesaplara alacak kaydedilmiş olur. Oysa bu masrafların boyutlandırılarak gerektiğinde bölerek bütçeye yansıtmak yöneticilere ve çalışanlara daha iyi yönetim ve denetim imkanları sunar. Bütçe işlemlerinde kategori, kalem, masraf ve gelir merkezi ve kişiler vardır. 

Örneğin bir şirket binası düşünün. Bu binaya her ay elektrik faturası ödüyorsunuz. Binada satış, finans ve proje departmanları var ise ve siz de her bir departmanı bir gelir ve masraf merkezi olarak yönetmek ve denetlemek istiyorsanız elektrik faturasını bölerek dağıtmanız gereklidir. Elbette bu dağıtımları muhasebe kayıtlarıyla yapmaya çalışabilirsiniz ancak bütçe kurgusu  size çok daha anlamlı ve kolay yönetilebilir araçlar verecektir. 

Bütçe aynı zamanda hedef demektir. W3 Bütçe araçları; gelir hedeflerini ve harcama sınırlarını gerçek zamanlı kontrol eden mekanizmadır.

Bu üç boyutlu mekanizma size aynı zamanda kurum içi kontrol imkanları da sunmaktadır. Bu kontrol mekanizmalarını organizasyonunuza göre istediğiniz gibi tasarlayabilirsiniz.

Örnek Uygulama: Faturaları “Ön kayıt” işlem tipiyle sisteme sekreter giriyor. Bu statü ile fatura kaydedildiğinde sadece Stok ve Cari İşlem yapılıyor. Faturaları muhasebe uzmanı kontrol ediyor ve “Muhasebe-Bütçe Kontrol” işlem tipiyle güncellediğinde faturanın muhasebe ve bütçe kayıtları oluşuyor.

W3'ün 3 boyutu ve 3 para birimi.

İş fonksiyonları ile Muhasebe, Cari ve Bütçe İşlemleri Listesi

Tavsiye
FA modüllerini kullanmaya başlamadan önce muhasebe hesap planlarınızı mutlaka gözden geçirin. Mali müşavirinizden yardım isteyin. Hesap planlarındaki yanlışlıklar hatalı ve eksik beyannameler vermenize neden olur. Kanunlar karşısında zor durumda kalmamak için uzmanlardan hizmet alın. Masraflarınızı ve gelirlerinizi gruplamak için en uygun kurgu üzerinde çalışın. Herhangi bir parametre veya tanım yapmadan önce kurgunuzu sağlamlaştırın ve planlayın.

FAB kullanabilmeniz için yapmanız gereken ana tanımlar:

1. Şirket akış parametrelerinde FA sekmesi altındaki parametreleri set edin.
2. Yerel para birimi ve ikinci dövizini belirleyin. Diğer dövizleri set edin.
3. Vergi Oranlarını set edin. KDV, ÖTV, Stopaj ve Diğer Vergiler
4. Muhasebe hesap planınızı hazırlayın
5. Masraf ve Gelir merkezlerini planlayın
6. Bütçe kategorilerini gruplayın.
7. Bütçe kalemlerini oluşturun ve muhasebe kodlarıyla ilişkilendirin.
8. Kasalarınızı açın  ve muhasebe hesaplarıyla ilişkilendirin.
9. Banka hesaplarınızı açın ve muhasebe hesaplarıyla ilişkilendirin.
10. Cari hesapları açın. (Müşteri, tedarikçiler ve çalışanlar aynı zamanda cari hesaplardır.)
11. Cari işlemler için ödeme yöntemleri belirleyin.
12. İşlem tiplerini oluşturun ve yetkiler verin. (Yetki düzenlemeden önce organizasyon birimleri, roller ve çalışanların düzenlenmesi gereklidir)
13. Fiş ve Belge Numaralarını düzenleyin.