7.1.9. Proje Raporları

Proje Raporları

Workcube PMS çözümüyle ilişkili standart raporlarda yedi tane rapor bulunmaktadır. Bu raporlar sayesinde projelerle ilgili durumların analiz edilmesi sağlanır.

Yol: BI - Rapor > Standart Raporlar > PMS > Proje Yönetimi

Workcube Proje Yönetim modülü ile sistemde projeler yönetilir. Bu projelerle ilişkili bazı durumların analiz edilmesi gerekebilir. Bu analizleri yapmak için sistemin kurulumuyla standart olarak gelen raporlar kullanılabilir.

Örnek olarak bir projede kişi bazlı efor harcamalarının ölçümü yapılmak isteniyor. Bunun için Zaman Harcama Raporu'nu kullanabilmek mümkündür. Bu örneğin yanı sıra projelerde yapılan maliyetlerin analizi, projede hangi işlerde sorun yaşanmış vb. birçok konu hakkında rapor alınabilir.

Kanban

Kanban, bilgiyle ilgili hizmet sağlayan işleri tanımlamaya, yönetmeye ve geliştirmeye yönelik popüler bir yalın iş akışı yönetimi yöntemidir. İşi görselleştirmeye, verimliliği arttırmaya ve sürekli gelişime yardımcı olur. İş, Kanban panolarında temsil edilerek birden çok ekipte iş tesliminin optimize hale gelmesine ve en karmaşık projelerin bile tek bir ortamda yönetilmesine olanak tanır.

Not: "Kanban" başlıklı yazı okunarak sayfanın detaylı kullanımı üzerine bilgi edinilebilir.

Proje İcmal Raporu

Bu raporla sistemdeki projelerin gelir ve gider olarak raporunu çıkartmak mümkündür. Proje bazlı çalışan işletmeler yönettikleri projeleri döneme, iş grubuna, tarihlere, aktiflik durumuna ve projenin bulunduğu kategorilere göre raporlayabilir. Çıkan raporu Excel, PDF, Word, Google Sheet gibi yöntemlerle sistem dışına çıkartıp mail olarak göndermek mümkündür.

Proje detayından Proje İcmal Raporuna gidildiğinde; projenin finansal özeti, kar-zarar grafiği, tahsilat ödemeleri, nakit dengesi, proje süresi ve iş özeti görüntülenir.

1. Projenin Finansal Özeti ile alınan/verilen hakedişler ve hizmetler, satışlar, gelirler, iş gücü/malzeme/satılan mal maliyetleri, alımlar, masraflar ve bakımlar olmak üzere projeyi ilgilendiren her türlü finansal işlem sonucunu görebilir ve dilerseniz bu işlemleri detaylarını da görüntüleyebilirsiniz.
2. Kar-Zarar grafiği ile projenin kar ve zarar durumunu sütun grafiği olarak görüntüleyebilirsiniz. Toplam satış ve maliyet rakamlarıyla yapılan kar-zararı inceleyebilirsiniz.
3. Tahsilat Ödemeleri ile banka-kasa-cari virman işlemleri, çek-senet giriş bordroları, kredi kartı tahsilatları ve teminatlar gibi ödemelerin takibini yapabilirsiniz.
4. Nakit Dengesi ile projedeki toplam tahsilat ve toplam ödemeyi görerek tahsilat-ödeme fark ve oranını gözlemleyebilirsiniz.
5. Süre grafiği ile proje için öngörülen ve harcanan zamanı takip edebilirsiniz. Harcanan zaman, proje altındaki işlerde harcanan zamanın toplamını ifade eder.
6. İş Özeti ile aktif/pasif, kategori ve aşamalarına göre proje altındaki işlerin durumlarını pasta grafiği olarak gözlemleyebilirsiniz.

Dikkat: Proje İcmal Raporu alanında Süre grafiği, çalışan üst düzey İK yetkilisi olmadığı sürece sadece kendi şubesine bağlı departmanlardaki çalışanların zaman harcamalarının toplamını getirir.

Proje İş Raporu

Projelerin altında işler vardır. Bu işlerin durumunu analiz etmek için Proje İş Raporu kullanılır.

Proje, görevli, şube ve departman bazlı olarak raporlar alınabilir. Bu raporlarda kategori, aşama ve öncelikle ilişkili detayların da gelmesi isteniyorsa seçim kutularının işaretlenmesi gerekir.

Raporlar grafik olarak alınacaksa pasta veya bar olarak seçim yapılabilir. Eğer raporunun grafik dışında, çalışan veya iş ortağı bazlı olarak alınması isteniyorsa Rapor Tipi alanından bunun seçimi yapılabilir.

Aynı zamanda belirli tarihler arasında da bu raporun alınabilmesi mümkündür.

Örnek: İstenirse bir çalışanın genel projelerdeki performansını analiz edilebilir. Görevli alanından çalışan seçilir ve aşama seçim kutusu da işaretlenerek rapor çalıştırılır. Böylece kişinin hangi projede hangi aşamada işlerinin olduğu tespit edilebilir.

Not: İşler sayfasının kullanımı hakkında detaylı bilgi için "İşler" başlıklı yazı okunmalıdır.

Proje Malzeme ve İhtiyaç Raporu

Projelerin malzeme ve ihtiyaç durumu bu rapor yardımıyla ortaya çıkartılabilir.

Proje seçildikten sonra rapor tipi stok, tedarikçi, marka, kategori, kümülatif veya maliyet bazında seçilir. Bu seçeneklere göre listeleme seçenekleri değişkenlik gösterir. Raporun planlama, iç talepler, satınalma gibi türlerde listelenmesi bu seçeneklere göre sağlanır.

Rapor belli tarihler ve işlem tiplerine göre de listenebilir. Aynı zamanda envantere dahil olmayan ürünler, KDV'li tutarlar seçenekleri seçilerek bu durumlara göre de rapor alınması sağlanabilir.

Rapor çıkartıldıktan sonra sağ üst tarafta projenin finansal işlemleri ve operasyonları sekmelere tıklanarak incelenebilir. Projenin detayına gitmek için kutu ikonuna tıklanır.

Not: Daha fazla bilgiye "Proje İhtiyaç ve Malzeme Planları" başlıklı yazıdan ulaşılabilir.

Proje Raporu

Detaylı proje raporuyla genel projelerin raporu alınabildiği gibi bu raporu filtrelemelerle beraber detaylı bir şekilde alabilmek de mümkündür. Üye veya görevli seçilerek sistemdeki bu kullanıcıların bulundukları projelerle ilgili raporları alınabilir.

Aynı zamanda proje kategorisi, aşaması, proje il-ilçesi, masraf/gelir merkezi, proje numarası, projeyle ilişkili ürünler, öncelik sırasına göre, aktiflik-pasiflik durumuna göre ve belirli tarihler seçilerek de rapor detaylandırılıp alınabilir.

Not: Projeler sayfasının nasıl kullanıldığı "Projeler" başlıklı yazıda anlatılmaktadır.

Toplu Zaman Harcama Karnesi

Bu raporla şirket, şube ve departman bazlı olarak zaman harcama karneleri görüntülenebilir. Bulunulan ay, geçen ay ve yıllık olmak üzere bu rapor çıkartılabilir.

Rapora göre yetkisi olan kullanıcı hakedişi belirleyerek kaydedebilir.

Not: "Hakediş İşlemleri" başlıklı yazı okunarak hakedişle ilgili detaylı bilgiye ulaşılabilir.

Zaman Harcama Raporu

Workcube'de kaydı tutulan bütün zaman harcamaları bu rapor sayesinde ölçülebilir bir hale getirilir. Onlarca farklı kombinasyonda bu raporu alabilmek mümkündür.

Çalışan, cari hesap, proje, masraf merkezi, abone, servis, servis iş ve eğitim bazlı olarak ilişkili zaman harcamaları ortaya çıkartılabilir.

Daha fazla filtreme için sıralama maliyete, süreye veya kayıt sayısına göre yapılabilir ve şirket, departman ve şubeye göre raporun kapsamı daraltılabilir.

Eğer zaman harcamaları ve hakediş konularına göre rapor çeşitlendirilmek isteniyorsa mesai, rapor ve aktivite tiplerine göre seçimler yapılabilir.

1. Mesai tipleri; normal, fazla mesai, hafta sonu ve resmi tatil olarak seçilebilir.
2. Rapor tipi için birçok seçim bulunmaktadır. Çalışanlara, projelere, masraf merkezlerine, cariye, aboneye, işlere, servislere, eğitimlere, aktivite tipine, açıklamalara, departmanlara, iş ve etkileşim kategorilerine göre raporlar alınabilir. Buradaki seçime göre rapordaki seçenekler de değişir.
3. Aktivite tipleri sistemde parametreden tanımlanmış seçeneklere göre gelir.
   

Belli tarih aralıkları seçilebilir. Dikkat: Rapor sadece 2 ay genişliğindeki raporları alabilir.

Rapor istenirse grafik formatında, radar, pasta ve bar çeşitleriyle alınabilir.

"Gün - Grafik Göster" seçeneğinin işaretlenmesi gerekir.

"Etkileşimle İlişkili Olanlar Gelsin" seçeneği işaretlendiğinde etkileşim kategorileri ve eğer varsa özel tanım seçenekleri de seçim olarak gelir.

"Servisle İlişkili Olanlar Gelsin" seçeneği seçildiğinde servis modülüyle ilişkili yapılmış zaman harcamaları raporda gelir.

Rapor çıktığında çalışan bazlı bir rapor alınmışsa şayet çalışan ismi ve günlere göre zaman harcamaları raporda yer alır.

Not: "Zaman Yönetimi" başlıklı yazı okunarak Workcube'de zaman harcamaları üzerine çalışan sayfalar hakkında bilgi sahibi olunabilir.

Tip: Workcube "Workboard" ve "Gantt Chart" sayfalarının da aynı başlıkta olan içeriklerinin okunması tavsiye edilir.

Dikkat: Proje bazlı Zaman Harcama Raporunda, çalışan üst düzey İK yetkilisi olmadığı sürece sadece kendi şubesine bağlı departmanlardaki çalışanların zaman harcamalarının toplamını getirilir.