7.1. Projeler

Projeler

Workcube proje yönetiminde bir proje ile ilgili tüm bilgiler bir arada görülür ve proje ile ilgili tüm faaliyet ve kayıtlar tek bir merkezden yönetilir.

Yol: PMS > Proje Yönetimi > Projeler

Proje; belirlenen süre içinde ön görülen maliyet, öngörülen performans/teknoloji düzeyinde projeye sağlanan kaynakların etkin ve etkili kullanımı ile kabul edilebilir sonuçlar üreterek ulaşılmasıyla gerçekleştirilir. 

Proje yönetimi; iş gücü, malzeme, zaman, para ve iletişim teknolojisi kaynaklarını kullanarak; tanımlama, planlama, liderlik, izleme, ve tamamlama işlerini yerine getirerek, belirlenen süre, maliyet, performans ölçütlerine uygun olarak yapılan faaliyetler bütünüdür.

Workcube proje yönetiminde bir proje ile ilgili tüm bilgiler bir arada görülebilir ve proje ile ilgili tüm faaliyet ve kayıtlar tek bir merkezden yönetilir. Workcube proje modülü, özellikle proje bazında mal ve hizmet üreten işletmeler için bütçe, fatura, harcamalar, genel muhasebe, stok, sipariş yönetimi, ödemeler, satınalma gibi diğer Workcube modülleri ile tam bir entegrasyon sağlar. Proje modülündeki bilgiler otomatik olarak diğer modüllere aktarılır ve bu sayede veri girişi belirgin bir biçimde azalmış olur. Aynı zamanda diğer modüllerdeki veriler kaydedilirken proje ilişkileri de kurulabilmektedir.

Projenin gerçekleşmesindeki, adam saat maliyeti, proje harcamaları, kullanılan materyaller ve diğer harcamalar için gerçekçi raporlar üretir. Fatura üretimi ve gelir tespiti için Workcube Anlaşma ve Fatura modülleri ile tam entegrasyon halinde çalışır.

Dikkat: Proje Yönetimiyle ilgili süreçlerin ve işlem kategorilerinin tanımlanması gerekmektedir. Süreçler için "Proje Yönetimi Süreçler" başlıklı yazı ve işlem kategorileri için "İşlem Kategorileri" başlıklı yazılar okunmalıdır.

Dikkat 2: Projeyle ilgili parametre tanımlamalarının yapılması gerekmektedir. "Proje Yönetimi Parametrik Tanımlar" başlıklı yazı okunarak bu tanımlamalar sırasıyla yapılabilir.

Dikkat 3: Sayfaların çalışma prensipleri arzu edildiği gibi ilgili sayfadayken page settings üzerinden değiştirilebilir. Bilgi için "Projeler XML Ayarları" başlıklı yazı okunabilir.

Projeler Listeleme

Sistem üzerindeki projeler çeşitli filtre seçenekleriyle ayrıştırılabilir. Bu filtre seçenekleri sırasıyla açıklayalım:

1. Sıralama: Projelerin hangi sıraya göre listeleneceği bu alandan seçilir. Proje numarasına, adına ve başlangıç-bitiş tarihlerine göre sıralamalar yapılabilir.
2. Durumu: Aktif ve Pasif olmak üzere projeler listelenebilir.
3. Masraf/Gelir Merkezi: Burada seçilen masraf/gelir merkezinin bağlı olduğu bütün projeler listelenebilir.
4. Görevli: Bir kullanıcı birden fazla projede görevli olabilir. Seçilen kullanıcının görevli olduğu projeler bu alandan listelenir.
5. Üye: Kurumsal ve bireysel üyelere bağlı projeler vardır. Bu alan sayesinde üye bazlı projeler listelenebilir.
6. İş Grubu: Burada iş grubunun bağlı olduğu projeler listelenir.
7. Kategori: Kategori seçimine göre projeler listelenebilir.
8. Özel Tanım: Projeler eklendikleri özel tanım kategorilerine göre listelenebilir.
9. Öncelik: Her projenin ayrı bir öncelik kategorisi vardır. Bu önceliklere göre listeleme bu ekrandan yapılabilir.
10. Aşama: Projeler bulundukları aşamalara göre listelenebilir.
11. Başlama ve Bitiş Tarihi: Buradan seçimi yapılan başlangıç ve bitiş tarihi aralığındaki bütün projeler listelenir.

Projeler filtreleme seçeneklerine göre listelenir. Basket alanında proje numarası, sözleşme numarası, proje adı, kategorisi, şirketi, görevlisi, önceliği, tarihleri, aşaması ve tamamlanma yüzdesi yer alır.

Tip: Öncelik kategorileri parametresinde önceliğin rengi belirlenebilir. Aciliyet içeren önceliklerde kırmızı renk seçimi yapılırsa proje listelendiği zaman yöneticinin dikkatini çeker.

Proje Ekleme

Proje listeleme ekranında "+" ikonununa tıklanarak yeni bir proje eklenebilir. Proje açılırken detay verilebilecek birçok alan bulunmaktadır.

1. Kategori: Projenin yer alacağı kategori seçilir. Örnek: Ar-Ge, destek, vb. Tip: Proje kategorileri Kontrol Paneli > BPM > Ana İşlem Kategorileri sayfasından tanımlanır. Proje kategorisinin yetkili pozisyon tipleri ve yetkili pozisyonları bu ekrandan eklenir.
2. Süreç: Projenin yer alacağı süreç seçilir. Süreçler sayfasından projelerin süreç ve süreç adımlarının düzenlemeleri yapılabilir.
3. Proje Adı: Proje adı belirlenir. Projenin diğer dillerdeki karşılıkları da bu alandaki sözlük butonuna tıklanarak girilebilir. Birden fazla ülkede çok dilli iş yapan kurumlar bu alanı kullanarak aradaki sınırları dijital olarak kaldırır. Böylece ortak sayfalarda çok dilli olarak çalışma fırsatına sahip olunur.
4. Proje No: Projenin numarası belirlenir.
5. Öncelik: Projenin diğer projelere göre önceliği belirlenir.
6. Başlangıç - Bitiş Tarihi: Proje ne zaman başlayacak ve ne zaman bitecekse tarihler girilir.
7. Özel Tanım: Projeyle ilgili özel bir tanım eklenmesi gerekiyorsa bu alandan eklenir.
8. Sözleşme No: Projenin sözleşmesinin numarası burada yer alır.
9. Proje Klasörü: Projeyle ilgili dijital varlıkların yer aldığı proje klasörü buradan eklenir. Buranın kullanımıyla ilgili "Google Drive - Workcube Entegrasyonu" başlıklı yazı okunarak daha fazla bilgi sahibi olunabilir.
10. Açıklama: Projenin açıklaması bu alana girilir.
11. Hedef: Projenin hedefi bu alandan verilir.
12. İş Grubu: Projenin bağlı olduğu iş grubu seçimi buradan yapılır.
13. Masraf/Gelir Merkezi: Proje bir masraf/gelir merkezine buradan bağlanabilir. Böylece projeyle ilgili finansal işlemlerin işleneceği merkez seçilmiş olur.
14. Şirket - Yetkili: Projenin bağlı olduğu şirket seçilir. Şirketin yetkilisi Yetkili alanına otomatik olarak gelir.
15. Görevli: Proje görevlisi/lideri seçilir. Bu kullanıcı projenin gidişatından ve yönetiminden sorumlu olur.
16. İlişkili Proje: Eğer varsa projenin ilişkili olduğu proje seçilir.
17. Depo - Lokasyon: Projeyle ilişkili bir depo - lokasyon varsa bu alandan seçimi yapılır.
18. Tahmini Bütçe - Maliyet: Projenin toplam bütçesi ve maliyeti bu alanlara istenilen kur cinsinden girilir.
19. İlişkili Ürün: Proje bir ürünü imal etmek için açılmış olabilir. Bu ürünle projeyi ilişkilendirmeyi kullanıcı bu alandan yapar.
20. Şube: Projenin bağlı olduğu şube bu alandan seçilir.
21. Satış Bölgesi: Projenin satış bölgesinin seçimi buradan yapılabilir.
22. Ülke, İl, İlçe: Projenin yapıldığı veya ilgili olduğu ülke, il, ilçe bu alanlardan seçilir.
23. Koordinatlar: Eğer istenirse projenin tam koordinatları enlem ve boylam olarak eklenebilir.
24. Ek Bilgi: Projeyle ilgili ek bilgiler bu alandan girilir.

Dikkat: Projenin kategorisi, adı, başlangıç - bitiş tarihleri ve proje görevlisi alanları doldurulması zorunlu alanlardır.

Proje Güncelleme ve Takip

Bir proje oluşturulup başlanıldıktan sonra projenin yönetimi ve kontrolleri proje detay ekranından yapılır. Projeyle ilişkili bütün bilgiler bir sayfa üzerinden görülebilir. Proje görevlisinin projeyle ilgili bakabileceklerini 4 görsel üzerinden sırasıyla anlatalım.

İlk görselde "Proje Özet" ve "Görevler" alanları yer almaktadır.

1. Proje Özet: Bakılması gereken ilk alan özet alanıdır. Projenin adı, bağlı olduğu şirket, proje lideri, kategorisi, aşaması, önceliği, başlangıç - bitiş tarihleri, kalan zaman ve tamamlanma yüzdesi özet kısmında yer alır.
2. Görevler: Görevler kısmından projeyle ilgili bütün işler çeşitli filtrelemeler yapılarak görüntülenebilir. "+" ikonuna tıklayarak hızlı bir şekilde projeye bağlı iş açılabilir. Bu alan sayesinde proje lideri projeyle ilişkisel işlerin durumunu görebilir. Böylece termin tarihi yaklaşmış işlerin görevlilerini uyarabilir.

Satırda işle ilgili malzemelerin eklenmesi, işi kopyalamak, planlanan zaman harcaması girmek, alt iş eklemek ve işi silebilmek mümkündür.

Aynı zamanda işin yer aldığı satırın sonundaki seçim kutusu işaretlenerek "Aktar" butonuna tıklandığından ilgili yere işler aktarılır.

Sayfanın devamında 6 tane daha alan vardır. Bu alanları da sırasıyla inceleyelim.

1. İlişkili Projeler: Projenin ilişkili olduğu diğer projeler buraya gelir.
2. Workflow Designer: Eğer projenin bir workflow'u varsa bu alandan eklenir. Bu alanın kullanımı için "Workflow Designer" başlıklı yazı okunabilir.
3. İçerikler: Projeyle ilgili her türlü içerik bu alandan eklenebilir.
4. İlişkili Etkinlikler: Projeyle ilişkili etkinlikler bu alandan eklenebilir.
5. Değerlendirme Formları: Projeyi ilgilendiren bir değerlendirme formu bu alandan eklenebilir. Örnek: "Proje Sonrası Değerlendirme Formu" gibi bir başlığa sahip bir form oluşturulabilir ve ilgililer tarafından doldurulması sağlanabilir.
6. Analizler: Projeyle ilgili analizler bu alandan eklenebilir. İstenilirse eklenmiş Google Forms üzerinden de analiz doldurulabilir. Analizler hakkında "Anket Yönetimi" başlıklı yazı okunarak daha fazla bilgi alınabilir.

Proje detay ekranında sağ üst tarafta birçok sekme yer alır. Buradaki sekmeleri sırasıyla inceleyelim.

1. Finansal İşlemler: Projeyle ilgili yapılmış bütün finansal işlemler bu sekmeden kontrol edilebilir. Banka, kasa, çek, senet, bütçe vb. birçok finansal işlemin özeti burada yer alır.
2. Operasyonlar: Projeyle ilişkili Malzeme ve İhtiyaç Planları, Fırsatlar, İç Talepler, Teklifler, Siparişler, İrsaliyeler, Faturalar, Üretimle ilgili birçok operasyonlar bu alanda yer alır. Projenin ilişkilendirildiği bütün operasyonlar görüntülenebilir. İlgili modüllerde yaptığınız kayıtlarda belge ve satır bazında proje ilişkilerini kurmanız ile belgeniz proje detayında operasyonlar alanında görüntülenebilecektir. Bu sekmeyle ilgili "Proje Altında Operasyonlar" ve "Proje İhtiyaç ve Malzeme Planları" başlıklı yazılar okunabilir.
3. WorkBoard: Projenin workboard'una bu sekmeden ulaşılabilir. "Workboard" başlıklı yazı okunarak bu sayfayla ilgili bilgi alınabilir.
4. Kanban: Projenin kanban'ına bu sekmeden ulaşılabilir. "Kanban" başlıklı yazı okunarak bu sayfayla ilgili bilgi alınabilir.
5. Diğer: Diğer altında projeyle ilgili birçok işlem yapılabilir ve bilgiye ulaşılabilir. Bu sekmenin altında bulunanlar bir sonraki görsel altında anlatılacaktır.
6. Sembol Sekmeler: Bu sekmelerle proje tarihçesine, proje ek bilgilerine, uyarılara ulaşılabilir. Aynı zamanda projenin çıktısını almak veya projenin kopyasını oluşturmak için de bu sekmelerden yararlanılır.

Diğer altında 13 tane sekme bulunmaktadır. Bu sekmeleri sırasıyla inceleyelim.

1. Gantt Chart: Projenin Gantt Chart'ına buradan ulaşılır.
2. Takvim: Projeyle ilgili ajanda kayıtları eklendiği zaman bu projenin takvimine bu sekmeden ulaşılabilir.
3. Proje İcmal Raporu: Projeyle ilgili icmal raporuna buradan ulaşılır. Proje kapsamında gerçekleşen işlemlerin gelir-gider durumlarına göre kar-zarar bilgilerini gösterir. Raporda proje kategorisi, proje, dönem, iş grubu, tarih, durum bazında filtreleme yapılabilir.
4. Toplu Zaman Harcaması Ekle: Projeyle ilişkili eğer toplu zaman harcaması eklenmek isteniyorsa bu sekmeden bu işlem yapılabilir.
5. Proje Mailleri: Projeyle ilgili gelmiş mailler buraya ulaşır.
6. Bağlantılar: Projenin sahip olduğu bağlantılar bu sekmeden düzenlenir.
7. Fiziki Varlıklar: Projeyle ilişkili fiziki varlıklar vardır. Bu sekmeden düzenlenebilir.
8. Muhasebe Kodu: Projenin muhasebe kodlarına bu alandan ulaşılır ve istenirse düzenlemeler yapılabilir.
9. Detaylı Harcama Analiz Raporu: Projenin harcamalarıyla ilgili rapora bu sekmeden ulaşılır.
10. Proje Raporu: Proje Malzeme ve İhtiyaç raporuna buradan ulaşılır. Bu rapor sayesinde proje lideri projenin tabiri caizse ekg'sini çeker.
11. Zaman Harcama Raporu: Projeyle ilgili kim ne kadar süre harcamışsa zaman harcama raporundan bilgisi alınabilir.
12. Aboneler: Projeyle ilgili abonelere bu sekmeden ulaşılabilir.
13. Proje Borç Alacak Durumu: Projenin borç-alacak dökümüne buradan ulaşılır.
14. MS Project Export: Projeyi csv formatında bu alandan sistem dışına çıkartmak mümkündür.
15. Proje Sosyal Medya Hesapları: Projeye ait sosyal medya hesapları girilir. Öncesinde parametreler de yer alan "Sosyal Medya Kategorileri" tanımlanmış olmalıdır.

Proje detayında sağ tarafta bulunan 5 tane alan vardır.

1. Aşamalar: Projenin altında yer alan işlerin oldukları süreçler bu alanda grafik halinde yer alır. Tek bir bakışta ne kadar projenin planlama süreç aşamasında olduğunu, ne kadarının başlandığını ve bittiğini görebilmek mümkündür.
2. Ekip: Her projenin bir ekibi vardır. Bu ekip sistem üzerindeki tanımlı kullanıcılardan eklenir ve projeyle ilgili bu kullanıcılara roller biçilir. Tip: Bu alandaki düzenlemeleri proje lideri yanı sıra Proje Ekip XML'i altında eklenmiş pozisyon ID'lere sahip kullanıcılar da yapabilir. Diğer kullanıcılar buraya erişip düzenleme yapamazlar.
3. Belgeler: Belgeler ile projeyle ilişkili dijital varlıklar eklenebilir ya da sistemde dijital varlık yönetimi modülündeki belgeler proje ile ilişkilendirilebilir.
4. Notlar: Projeyle ilgili notlar bu alandan girilebilir.
5. Takvim - Ajanda: Projeyle ilişkili ajanda kayıtları buraya gelir. Aynı zamanda buradan direkt projeyle ilgili ajanda kaydı açmak da mümkündür.

Böylece proje yönetimiyle ilgili her yeri bütün detaylarıyla incelemiş olduk. Projeler sayfasını öğrendiğimize göre bundan sonra işler sayfasıyla ilgili "İşler" yazısının da okunması tavsiye edilir.