2.2.1.5. Bireysel Hesaplar

Bireysel Hesaplar

Bireysel Hesap Yönetimi belirli bir kuruma bağlı olmayan ve bireysel satış yapılan müşterileri yönetmek için kullanılır. Bireysel Hesaplar ile ilgili tüm iletişim, iş, eğitim vb. kişisel bilgileri, teklifleri, siparişleri, kredi kartı, banka hesabı, hesap ekstresi v.b. bilgileri bir arada görebilir ve yönetebilirsiniz. Bireysel Hesap ile ilişkili yakınlarını tanımlayabilir, müşteri kartı uygulamalarında ek kart sahipleri tanımlayabilirsiniz. 

Yol: ERP > Satış-Dağıtım > Müşteri-Tedarikçi > Bireysel Hesaplar

Kurumsal hesaplarda detaylandırılan başlıklar aynı amaçlarla bireysel hesaplarda da kullanılmaktadır. Kurumsal hesap çalışan detayında tutulan hobi, eğitim, çalıştığı şirket, pozisyon gibi müşteri ile ilişkili bilgiler direkt olarak bireysel hesap detayından tanımlanabilmektedir. Bireysel hesap detayı 4 ana bölüme ayrılmıştır;

Üye Genel ve İletişim Bilgileri: Bu alandan üyenin genel bilgileri ile iletişim bilgileri kontrol edilir.

Kişisel Bilgiler: Kişisel bilgiler alanından üyeye ait eğitim, cinsiyet medeni durum gibi kişisel bilgileri girebilirsiniz.

İş Bilgileri: Bu alanda üyenin işi, sektörü, ünvanı gibi iş bilgilerini tanımlayabilirsiniz.

Satış Bilgileri: Bu alandan üyenin timeout süresi, vergi mükellefi olup olmadığı gibi bilgiler tanımlanmaktadır.

Ekranda yer alan diğer bölümler;

1-Potansiyel: Henüz ticari bir alışveriş yapma durumuna gelmemiş, yeni ilişki kurulan bireysel hesaplar  potansiyel olarak kaydedilmektedir.

2-Bağlı Üye: Şirketin iştirakleri ve ortaklıkları bulunan üyeleri belirtmek için kullanılır. Detaylı üye analiz raporunda bağlı üye ilişkisi içerisinde olan hesaplar ayrı bir filtre ile listelenebilmektedir.

3-Aktif: Aktif, hesabın müşteri ya da potansiyel müşteri olmasına bakmaksızın takip edilen bir bireysel hesap olduğunu göstermektedir. Çalışılmamaya karar verilen ya da yanlış tanımlanan bireysel hesaplar pasif yapılmaktadır. 

4-BSC Raporu: Bireysel hesap ile ilgili finansal bilgilere ulaşılabilir, tarih aralığı seçilerek fatura sipariş gibi hesap ile ilişkili işlemlerin grafik olarak gösterimi görülebilmektedir.

5-Tarihçe: Hangi kullanıcıların hangi tarihte hangi bilgileri eklediği ya da güncellediği bilgisi görülebilmektedir.

6-Üye Mailleri: Üye ile ilgili maillerin görüntülendiği ekrandır.

7-Uyarılar: Bireysel hesap sürecinde onay ve uyarılacak aşamalar belirlenmişse kullanıcıların hangi tarihlerde süreçleri ilerlettiği bilgileri görülebilmektedir.

8-Hobi: Bireysel hesaba ait hobilerin kontrol edildiği ekrandır.

9-Yetkinlik: Bireysel hesap ile ilgili yetkinliklerin kaydedildiği bölümdür.

10-Toplantılar: Bireysel hesap ile ilgili oluşturulmuş olan tüm ajanda kayıtları görüntülenebilmekte ve yeni planlar yapılabilmektedir.

11-Anketler: Bireysel hesap ile ilişkili anketleri, anket sorularını, ankete cevap verip vermediğini ve verdiyse ne cevap verdiğini takip edebilirsiniz.

12-Ek Bilgiler: Üye ile ilgili mevcut parametrelerin dışındaki tanımlanmış ek bilgiler görüntülenebilmektedir.

13-Muhasebe Çalışma Dönemleri: Muhasebe dönemi ve muhasebe hesabı ile ilişkilendirme yapılmaktadır. Bu tanımlama yapılmadığında finansal işlemlerinde işlem yapılmak istendiğinde üyenin muhasebe tanımları yapılmamış uyarısı verilecektir.

Bu fonksiyon, özellikle grup şirketleri için kullanılmaktadır. Workcube'de müşteri veya tedarikçi bilgisi tek bir yere (Müşteri-Tedarikçi) kaydedilir ve tüm grup şirketlerinin erişimine açılır. Böylelikle aynı müşteri veya tedarikçi için bir grup içerisindeki farklı ve yanlış kayıt girilmesi engellenmiş ve tüm şirketler ortak bir bilgi merkezi üzerinden iş yapabilir duruma gelmiş olur. Grup şirketleri tarafından erişim o şirkete ait muhasebe döneminin, üye kurum detayında görüntülenebilmesi ile mümkündür.

14-Teminatlar: Bireysel hesap ile ilişki teminat mektupları görülebilmekte ve oluşturulabilmektedir.

15-Hesap Ekstresi: Bulunduğu mali yılın başından güncel tarihe kadar olan hesap ekstresini görüntüler. (Sistem bu bilgileri finans ve muhasebe modüllerinden alarak ekrana getirir.)

16-Risk ve Çalışma Bilgileri: Bireysel hesap ile ilgili çalışma şartları ilgili alandan tanımlanmaktadır. Örneğin; Alış-Satış ödeme yöntemi, hesap limitleri, çalışılan fiyat listesi, kur, iskonto oranları vb.

17-Diğer Adres Ekle: Bu alandan farklı adres eklemesi yapılmaktadır. Eklenen adresler detayda Diğer Adresler alanında görünür.

18-Sistemler: Üyenin abonelik bilgilerini getirir.

19-Üye Bilgileri: Bireysel hesap ile ilgili kapsamlı ve detaylı bilgilerin olduğu sayfaya giriş yapar.

20-Verdiği Eğitimler: Bireysel hesabın bir eğitmen olması durumunda, verebileceği eğitim seçenekleri işaretlenebilmektedir.

Sayfanın sağ tarafında bulunan alanlar yardımıyla şu işlemler yapılmaktadır;

Fotoğraf: Üyeye ait bir fotoğraf eklenebilir.

Finansal Özet: Bireysel hesaba ait (mali yıl başından güncel tarihe kadar olan borç veya alacak) kredi bilgileri yer alır. Bu bilgiler finans ve muhasebe modüllerinde üye ile ilgili yapılan işlemler doğrultusunda sistem tarafından gerçek zamanlı olarak görüntülenir. 

Bireysel Üye Ekibi: Bu bölümden varsa bireysel hesabın ekibi tanımlanır.

Şube İlişkisi: Bu alandan şube ilişkisi kurulur ve yetkisi olan kişiler ilgili şubedeki üyeleri görebilir.

Notlar: Hesap ile ilgili özel ve uyarı notları eklenebilir. Bu notun sistemdeki diğer kullanıcılar tarafından görüntülenmesi istenmiyorsa özel kutucuğu seçilmelidir. Bireysel hesabın seçildiği herhangi bir alanda uyarı notunun görülmesi isteniyorsa uyarı kutucuğu seçilmelidir. Eklediğiniz notları güncelleyebilirsiniz. Bunun için ilgili notun linkine tıklamanız yeterli olacaktır. Açılan ekranda istediğiniz değişikliği/güncellemeyi yaptıktan sonra “Güncelle” butonuna tıklayın

Belgeler: Bireysel hesap ile ilgili belge ekleyebilir veya dijital arşivinizde var olan belge ile ilişkilendirebilirsiniz. Bu belge kurumsal üye ile ilgili anlaşma, finansal durum veya üyeye ait çalışma belgesi olabilir.

Banka Hesapları: Karşılıklı ticari ilişkilerde kullanılmak üzere, bireysel üyeye ait banka hesap bilgileri bu bölüme kaydedilebilir

Kredi Kartları: Karşılıklı ticari ilişkilerde kullanılmak üzere, bireysel üyeye ait kredi kartı bilgileri bu bölüme kaydedilebilir. Abonelik ile birlikte Sanal pos kullanıldığı durumda kredi kartı mutlaka tanımlanmalıdır. 

Güvenlik gereği eklenilen kredi kartları kart tipi, kart numarasının ilk üç rakamı ve son kullanma tarihi bilgileri ile birlikte görüntülenecektir. Güncelleyebilmek için kart numarası ve CVV bilgilerinin yeniden girilmesi istenir.

Analizler: Üye ile ilgili analizler görüntülenir.

Site Erişim Hakları: Üyeye site erişimi tanımlanabilir ve buradan tanımlanan erişimler kontrol edilir.

İlişkili Kurumlar: Üyenin ilişkilendirildiği kurumlar listelenir.

Sadakat Kart-Cüzdan: Sadakat kartı, işletmelerin müşterilerini teşvik etmek, hizmetlerini kullanmaya devam etmesini sağlamak için ücretsiz veya küçük bir ücret karşılığında müşterilere verdiği kartlardır. Bu alandan sadakat kart tanımlaması yapılır.

Bireysel Üye İlişkisi: Başka bir üye ile ilişkilendirip ilişki şekli tanımlanabilir.