4.3.2.1.1. Servis Başvuruları

Servis Başvuruları

Servis yönetimi; satış sonrası ürün ve hizmet ile ilgili bakım, onarım, teknik destek vb. süreçleri kapsamaktadır. Workcube Servis Modülü ile hangi müşterilerinize hangi ürün veya çözümle ilgili ne tarz bir servis hizmetinin verildiğini, hangi servisin ne durumda son bulduğunu vb. durumların kontrolünü sağlayabilirsiniz.

YOL: CRM > Servis-Garanti > Servis > Servis Başvuruları

NOT: Tüm işlemlerin öncesinde Kontrol Paneli > System > Parametreler içerisinde Servis ile ilgili tüm parametrik tanımlamaların yapılması gerekmektedir. Servis Page Settings ve Servis-Garanti Parametrik Tanımlamalar dokümanlarını inceleyebilirsiniz.

Servis Başvuruları Listeleme

Servis Başvuruları sayfasında filtreleme alanlarını kullanarak başvurular arasında listeleme yapabilirsiniz. “Daha Fazlası” butonuna tıkladığınız takdirde filtreleme seçenekleri genişleyecektir. 

Başvuru numarasına veya konusuna tıklayarak başvuru detayına gidebilirsiniz. Yeni başvuru eklemek için “+” ikonuna tıklayabilir ve başvuruyu güncellemek için satır sonunda  bulunan “Güncelle” ikonuna tıklayabilirsiniz.

Başvuruların sonunda bulunan kutucuğu seçip işaretli ikona tıklayarak başvuruyu excel, word, pdf şeklinde indirip yazdırabilir, mail gönderebilir ve Workcube Output Center’a gönderebilirsiniz.

Servis Başvurusu Kaydetme

1-Ücretli Servis: Verilen servis ücretli ise bu kutucuk işaretlenir.

2-Cari Bilgileri: Bu alandan müşteri ile ilgili bilgiler girilir.

3-Kategori Alanı: Bu alandan Kategori seçimi yapılır. Kategori seçildiğinde seçime bağlı olarak Alt Kategori seçenekleri gelir. Alt kategori seçildiğinde yine bir üst seçime bağlı olarak Alt Tree Kategori seçenekleri gelir. Bu alandaki tanımlamalar parametrelerde yapılmaktadır. Alt kategorilerin gelmesini istemiyorsanız Page Settings içerisinde XML Ayarlarından “Çoklu Alt Kategori Seçimi Yapılsın mı?” seçeneğini “Hayır” olarak seçin.

4-İş Grupları: CRM > Servis-Garanti > Servis > Servis İş Grupları sayfasında kaydedilen gruplar bu alandan seçilir.

5-Bu alanda bulunan tanımlar aracılığıyla başvurunun süreci, alt aşaması, önceliği belirlenir. Müşteri ile kurulacak olan iletişim yöntemi seçilir ve tanımlanmışsa özel tanım seçilir.

6- Yapılacak olan işlemin Bu alandan servisin konusu ve açıklama kısmından detayları yazılır.

7-Aksesuar: Servise gelen ürün aksesuar bazında problem yaşıyorsa bu alandan aksesuar seçimi yapılır. Aksesuarlar parametrelerden tanımlanabildiği gibi XML ayarlarından “Aksesuarlar Parametrelerden Gelsin mi?” Hayır seçildiği takdirde manuel olarak da girilebilir.

8-Ek bilgi: Bu alandan servis ile ilgili ek bilgi tanımı seçilebilir. Ek bilgiler parametrelerden tanımlanır.

9-İlgili Bayi ve İlgili Şube seçilir.

10-Servis konusu olan ürün ile varsa ürünün speci seçilir.

11-Bu alandan ürün seri no ve ana seri no girilir.

12-Bu alandan servis ile ilgili tarihler seçilir. 

13-Görevli: Servis işlemi için bir görevli seçilir. 

14- İş Ortağı: Yapılacak olan işlem de bayiye yönlendirilecek ise bir iş ortağı ile çalışılıyor ise buradan seçim yapılabilir.

15-Arıza Kodu: Bu alandaki tanımlamalar parametrelerden gelmektedir.

16-Şube/Lokasyon: İlgili Şube ile lokasyon seçilir.

17-Aktivite: Aktivite tipi tanımlandığı takdirde zamanın hangi işleme ayrıldığı belirtilebilir. 

18-Süre: Bu alandan servis aşamasının toplam süresi girilir.

19-Fiz Hasar: Üründe fiziki hasar bulunuyorsa bu alandan tanım seçilir. Bu tanımlar parametrelerden gelir.

20-Garanti Tarihi: Ürün garanti kapsamında ise garanti tarihi seçilir.

21-Getiren: Teslimatı yapan kişi seçilir.

22-Sevk Yöntemi: Bu alandan sevk yöntemi seçilir.

23- Bu alanlardan kabul ve teslimat bilgileri girilir. servis ve teslim adresler ve telefon vb. bilgileri girilir. Teslim alacak kişi, teslim belgesi ve kabul belge numarası tanımlamaları yapılır. 

Servis Başvurusu Detay/Güncelleme;

Servis başvuruları ilgili sayfada listelenir. Başvuruyu güncellemek için satır sonunda  bulunan “Güncelle” ikonuna tıklayabilirsiniz. Karşınıza başvurunun detay sayfası gelecektir.

Sağ üstte bulunan linkler yardımıyla şu işlemleri yapabilirsiniz;

Zaman Harcaması Ekle; 

Zaman harcaması girerseniz başvuruda ki cariye, aboneye, projeye zaman harcaması kaydı atar. Bu sayede müşteri için harcanan zamanı görebilirsiniz.

Servis Başvuruları;

Bu link sizi ilgili üyeye ait diğer servis başvurularına yönlendirir.

Benzer Başvurular;

Benzer başvurular linkine tıkladığınızda açılan popuptan benzer olan servis başvurularını görebilirsiniz. (Konu adı ile benzer olan başvuruları getirir, farklı proje veya carinin başvuruları da olabilir.)

Takip Ekle;

Bu alandan başvurunun durumu ile ilgili takip notları girilir. Girilen takip notları sayfanın alt kısmında görüntülenir.

Sağda bulunan alanlarda ise Üye Bilgilerini ve Finansal Özeti görebilirsiniz. Aynı zamanda;

Kalite Kontrol  ve İç Talepleri görüntüleyebilir, Belgeler alanından ilgili belgeleri ekleyebilir veya dijital varlıklarda var olan bir belge ile ilişkilendirebilir, başvuru için Not ekleyebilir ve İlişkili Olaylar alanından yeni bir ajanda oluşturabilir veya var olan ajanda ile ilişkilendirebilirsiniz. başvurunuzu bir olay ile ilişkilendirmek üzere Ajandalara gidebilirsiniz.

Detay sayfasının altında bulunan alanlar yardımıyla şu işlemleri yapabilirsiniz;

Üyeye Ait Diğer Servis Başvuruları; 

Tıkladığınızda başvuruyu bildiren seçili ve arama yapılmış olarak servis başvuruları listesine yönlendirecektir. Bu alandan üyeye ait diğer başvuruları görüntüleyebilirsiniz.

Ürün Servis İşlemleri;

Bu alandan servis işlemi ekleyebilir, eklediğiniz servis işlemine aşağıda bulunan butonlar yardımıyla fatura kesebilir, sarf fişi, irsaliye, iç talep oluşturabilir veya sisteme aktarabilirsiniz.

Çalışan Bazında Zaman Harcamaları;

Bu alandan bu servis işlemi için harcanan zamanları ve zaman harcayan çalışanları görebilirsiniz.

Sistem Ürün Planı;

Aboneye tanımlanan ürün ve fiyatları gösterir. Ürün Servis İşlemlerinde eğer fiyat değişikliği yapılacak ise bu alandan Aboneye tanımlanan fiyatlar görüntülenebilir. 

Takipler;

Bu alandan başvuruya yönelik girilen takip notlarını görüntüleyebilirsiniz. “+” ikonuna tıklayarak yeni bir takip girebilirsiniz.

İşler; 

Bu alandan başvuru ile ilgili iş kaydı açabilir ve açılan iş kaydının durumunu gözlemleyebilirsiniz. Daha önce açılan  bir iş kaydı ile ilişkilendirmek için işaretli ikona tıklayın.