6.1.2. IT Varlıkları

IT Varlıklar

İşletmelerde Teknik Destek Departmanlarının aktif olarak kullandığı, sınırsız sayıda cep telefonu, bilgisayarlar, sunucular, lisanslar vb. kayıtlar IT varlıklar modülü üzerinden detaylı bir şekilde takip edilebilir.

Departmanlar arası koordinasyon eksikliği, proje değişiklikleri gibi nedenler ile yazılım/donanımlar alınır daha sonrasında ise atıl kalır. Ya da alınan cep telefonu/bilgisayarların hala kullanımda olup olmadığı, kullanılıyor ise hangi çalışana zimmetli olduğu herhangi bir sistem üzerinde kayıtlı olmayabilir. Dolayısıyla IT envanterine ilişkin ayrıntılı bilgiler gereklidir. IT Varlık Yönetimi ile risklerin tespit edilip önlemesini sağlamakla kalmaz, aynı zamanda şirketin verimliliğini maksimum seviyeye çıkarırsınız.

Kayıtlarınızı başlangıç aşamasında toplu bir biçimde Workcube içerisine belirtilen formata uygun biçimde hazırlayacağınız excel dokümanı ile Kontrol Paneli > System > Import > Fiziki Varlık Aktarım sayfasından aktarabilirsiniz.

IT Varlıklarınızı ilgili modül sayfasında listeleyebilir, yeni kayıt ekleme ve mevcut kayıtların güncelleme işlemlerini yine IT Varlıklar sayfası üzerinde yer alan ekleme ve güncelleme butonları ile gerçekleştirebilirsiniz. 

Tip: Departman bilgisinin sorumluya bağlı olarak gelmesini istiyorsanız XML ayarlarından "Sorumluya Bağlı Olarak Departman Bilgisi Gelsin mi?" seçeneğini "Evet" olarak seçmelisiniz.

Not: Parametre sayfasında yer alan PAM tanımlamalarını firmanızın ihtiyaçları ve kriterlerine göre gerçekleştiriniz. Mülkiyet tipi kiralama veya sözleşmeli ise seçime göre sayfalar üzerinde ek detay bilgileri oluşmaktadır. 

Örneğin; Mülkiyet Tipi “Kiralama” seçildiği takdirde ek olarak aşağıda belirtilen alanlar ekrana gelecektir. “Sözleşmeli” seçildiği takdirde ise kiralamaya ek olarak “Bakım Masrafı” bölümü gelecektir.

Hangi Bilgileri Takip Edebilirim? 

• Mülkiyet tiplerine göre takip sağlanır. 
• Kiralama bilgileri takip edilir. 
• Sözleşme başlangıç, bitiş ve yenileme süreleri takibi sağlanır. 
• Alım veya kiralama yapılan firma ve yetkili takibi sağlanır. 
• Süreç takibi ile kayıt, onay ve uyarı aşamaları kurgulanır. 
• Varlık kategori ve alt kategori yapısı kurulur. 
• Kayıtlı departman ve kullanan departman bilgisi tutulur. 
• Sorumlu atamaları gerçekleştirilir. Sorumlu tarihçesi tutulur. 
• Zimmet işlemleri gerçekleştirilir. 
• Tanımlanmış diğer varlıklar ile ilişki kurulabilir. 
• Ortak kullanım alanları belirlenir. Rezervasyon seçenekleri sunulur. 
• Barkod, Seri No, Demirbaş No ve Özel Kodlar takip sağlanır. 
• Garanti takibi, servis ve servis çalışan bilgisi tutulur. 
• Model, marka ve marka tipi kırılımları ve bilgisi tutulur. 
• Durum, kullanım amacı, kullanım iş grubu bilgileri takip edilir. 
• Arıza takibi, bakım anlaşmaları, bakım planları, bakım sonuçları ve masrafları takip edilir. 
• IT bilgileri (İşlemci, Hard disk, Bellek vb.) kayıt edilir ve izlenir. 
• Yazar kasa, IP bilgisi, not ekleme ve var olan belge ile ilişkilendirme işlemleri gerçekleştirilir ve görüntülenir.  
• Tanımlı yazar kasa ve iş grubu seçilir, tanımlı şube ve tür ile ilişkilendirilir. 
• Yazarkasa için beş farklı ek özellik eklenir, bilgi ve harcamaları filtrelenerek listelenebilir. 
• IT Varlıklarınız için görev atamaları yapılır, görev tarihçeleri takip edilir.  
• Dijital belgeler eklenebilir, taranmış dokümanlar ilişkilendirilir. 
• Tüm IT Varlıklar görüntülenir, Word, Excel ve PDF formatında kaydetme sağlanır.