1.10. WOC - Workcube Output Center

WOC - Workcube Output Center

Bir belgenin Workcube'de üretilebilmesi kadar o belgenin çıktısının alınması, bulut sunucuda kolaylıkla arşivlenebilmesi ve ilgili kişilere mail yoluyla gönderilebilmesi de oldukça önemli bir süreçtir. Özellikle çoklu işlemler ölçeklendirilmemiş alt yapılarda performansı zorlayabilmektedir. WOC ister PDF, Excel veya DOC, isterseniz print edilsin çok sayıda çıktı görevini sıraya koyar. Böylelikle binlerce çıktı üretilir, arşivlenir ve mail olarak gönderilirken işlemci, bellek ve bant genişliği kullanımını optimal düzeyde çalıştırır. Ayrıca tüm çıktı işlemlerini loglar, bilgi güvenliğini arttırır. 

WOC Alanları

1. Şablon: Sistem içi yazıcı belgelerinde ilgili fonksiyon için kullanılabilen veya özel olarak tasarlanmış şablon seçilir.
2. Çıktı Tipi: Şablonun hangi aksiyon yapacağı seçilir. 4 seçenek vardır.
   • Printer: Doğrudan şablonu yazıcıya gönderir.
   • Mail: Şablonu mail atar.
   • Download: Şablonu PDF, Excel ve DOC formatlarındab biri seçilerek kullanıcının bilgisayarına inidirir.
   • Arşiv: Şablonu PDF, Excel ve DOC formatlarındab biri seçilerek DAM - Dijital Arşiv'e kaydeder.
3. Şablon Görünümü: Seçilen şablonunu prova görünümünü verir.
4. Aktif Görevler: Birden çok kullanıcının WOC'a gönderdiği çıktı işlemlerinin durumunu gösterir.
5. Görevler: Sıradaki çıktı işlemlerini gönderenleri listeler. Böylelikle kullanıcılar kendi gönerimlerinin durumunu takip ederler.

Ne İşe Yarar?

WOC, belgelerinizin çıktılanmadan önce önizlemesini yapabilmenizi, önizlemedeki belgenizi direkt olarak istediğiniz dosya formatında ( pdf, word, excel ) indirebilmenizi, ilgili belgeyi dijital arşivde arşivleyebilmenizi ve belgeyi istediğiniz kişilere ya da dokümanla ilişkili kurumsal ya da bireysel hesaplara mail olarak gönderebilmenizi sağlayan bir araçtır.

Örneğin bir fatura sürecini ele alalım.

Workcube'de birden fazla fatura kestiniz. Bu faturaları dijital arşiv içerisinde arşivlemek ya da mail göndermek istiyorsunuz.
Fatura listesinden toplu olarak ya da her faturayı ayrı ayrı WOC'a gönderebilirsiniz.
WOC'a gelen faturalar için çıktı tipi ve format seçimlerini yaptıktan sonra çıktı tipi seçiminize göre istenen bilgileri doldurmanız ve kaydetmeniz gerekir.
Kayıt işleminden sonra belgeler görev listesine eklenecek ve önceden eklenen kayıtların ardında sıraya konulacaktır.
Görevleri tamamla butonuna tıklayarak listedeki görevleri sırasıyla çalıştırmaya başlayacak ve size gönderimle ilgili ufak raporlamalar yapacaktır.
Listenin herhangi bir sırasındaki işlemin hata vermesi diğerlerinin çalışmasını etkilemeyecek ve hatayla ilgili dönüşü anında alabileceksiniz.

Nasıl Kullanılır?

1. İstediğiniz belgeleri toplu olarak ya da tek tek WOC'a gönderin.
    
   • Belgeleri tek tek WOC'a göndermek için liste sayfalarında ilgili satırın genellikle son kolonundaki yazdır ikonuna ya da ilgili kaydın detay ya da güncelleme sayfasındaki tab menüde bulunan yazdır ikonuna tıklayabilirsiniz. 
   • Belgeleri toplu olarak WOC'a göndermek için liste sayfalarından WOC'a göndermek istediğiniz kayıtları seçmeli ve ardından export ikonuna tıklayarak Seçilenleri WOC'a gönder ifadesini seçmelisiniz.
      
2. Önceden Kontrol Paneli > System > Genel Ayarlar > Sistem İçi Yazıcı Belgeleri sayfasından tanımladığınız belgelerden birini seçin ve ön izleyin.
3. Çıktı Tipi seçin.
    
   • Print : WOC ilk yüklendiğinde ön tanımlı olarak gelen seçenektir. Sadece yazıcıya göndermek için bu ifadeyi seçmeli ve ardından Yazdır butonuna tıklamalısınız.
   • Download : Önizlemede görüntülenen belgeyi direkt olarak istediğiniz dosya formatında indirebilmenizi sağlar. 
   • Mail : Önizlemede görüntülenen belgeyi, istediğiniz dosya formatında, belgeyle ilişkili kurumsal ya da bireysel hesapların ya da kendi belirlediğiniz mail adreslerine gönderebilmenizi sağlar.
   • Arşiv : Önizlemede görüntülenen belgeyi, istediğiniz dosya formatında, dijital arşivinizde arşivleyebilmenizi sağlar.
      
4. Format seçin : Önizlemede görüntülenen belgeyi hangi formatta ( pdf, excel, doc ) üretmek istediğinizi seçin.
5. Dosya Adı Girin : Üretilecek dosyanın ismini belirleyin.

Not : Yukarıda anlatıldığı üzere yapacağınız seçimlere göre bazı form elemanları gösterilecek ya da gizlenecektir. WOC'un en güzel yanı sizden sadece ihtiyacı olduğu kadar bilgiyi talep etmesidir. 

Çıktı tipi mail ya da arşiv seçildiği durumlarda bazı ek bilgiler talep edilir, bunları da doldurarak WOC'u kaydettikten sonra görev listesine düşürebilirsiniz. Ardından Görevleri Tamamla butonuna tıklayarak görevleri sırasıyla çalıştırabilir ve görev listesindeki bayrak ikonunun renginden görevin çalıştırılıp çalıştırılamadığını, çalıştırılamadıysa sebebini kırmızı renkteki bayrağa tıklayarak takip edebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

1. WOC şablon görüntüleme alanında Önizleme Yapılamıyor uyarısı alıyorum ne yapmalıyım?
   Bu sorun 2 farklı durumdan kaynaklı yaşanabilmektedir.
   
   1. Output Templateste şablonda ilgili ekran için fuseaction eklenmemiş olabilir
   2. Şablon dosyası vardır fakat içerisinde hata mevcuttur. Bu durumda şablon dosyasının kodlarını incelemeniz gerekmektedir.
   
   Önemli Uyarı!
   
   Eğer şablon içerisinde bu uyarıyı alıyorsanız herhangi bir kaydetme ya da çıktılama işlemi yapamazsınız!

WOC arayüz tanıtımı, belgelerin tek tek ya da toplu olarak WOC'a gönderilmesi ve WOC üzerinde kayıt ve görevlerin çalıştırılmasını anlatan videoyu izlemek için aşağıdaki bağlantıya tıklayabilirsiniz.
https://www.loom.com/share/378b2554ca8845a99634b9274d963908